تداوم کسب و کار و مدیریت بحران
Business continuity and crisis management
بخش دوم (پایانی)
در بخش اول، درباره بحران های که ممکن است در کسب و کار ایجاد شود و تاثیرات آن در تجارت و اینکه چگونه می توانیم یک برنامه تداوم کسب و کار تدوین کنیم، خواندید. حال ادامه مطالب:
تاثیر احتمالی بحران‌ها را به حداقل برسانید
بطور معمول، ریسک و عدم قطعیت، بخشی از کسب و کار است، اما همه بحران‌ها نباید به آسیب‌های تجاری تبدیل شوند. کاهش دادن اثرات مخرب در برابر برخی از خطرات، امکان پذیر است.
در اینجا به چند راهکار برای کاهش بحران اشاره شده است که به شما کمک می‌کنند تا از تبدیل خطرات جزئی به فاجعه‌های تمام عیار، جلوگیری کنید.
مکان کسب و کار
– برنامه‌ریزی موثر برای جلوگیری از خطر و آسیب احتمالی ناشی از سیل
– ایمن سازی مناسب برق و گاز و نصب سنسور و آلارم برای محافظت در برابر آتش سوزی
– نصب دزدگیر برای جلوگیری از سرقت
– برنامه‌ریزی تدارک محل کار، درصورت وقوع حادثه(استفاده از محل کار اشتراکی، استفاده از محل جایگزین با اجاره کوتاه مدت)
نکته: مزایا و هزینه‌های هر راه حل را در نظر بگیرید.
فناوری اطلاعات(IT) و ارتباطات
– نصب نرم افزار ضد ویروس
– تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها
– اطمینان از توافق‌های مناسب برای تعمیر و نگهداری سیستم‌ها
– قرارداد با یک شرکت فناوری اطلاعات برای تهیه بک آپ از داده‌ها برروی یک سرور مطمئن
– تهیه نسخه‌های چاپی از بانک اطلاعاتی برای در اختیار داشتن اطلاعات تماس با مشتریان
کارکنان
– آموزش مهارت‌های کلیدی به سایر افراد برای عدم وابستگی به برخی از کارکنان
– برنامه‌ریزی برای حفظ سلامت و ایمنی کارکنان برای جلوگیری از آسیب دیدگی کارکنان
– استفاده از موسسات کاریابی برای استخدام موقت کارکنان
– مستند سازی نحوه کار هر یک از کارکنان
– برنامه‌ریزی جایگزینی روش آمد و شد کارکنان توسط وسایل حمل و نقل عمومی
– تهیه نسخه‌های پشتیبانی IT برای تسهیل انجام کار در منزل توسط کارکنان
تجهیزات ، ماشین آلات ، مواد و غیره
– برنامه‌ریزی برای تعمیر و نگهداری در زمان‌های اضطراری
– تهیه لیست تامین کنندگان برای جایگزینی منابع تهیه مواد
بیمه
بیمه بخش اصلی یک استراتژی مؤثر در مدیریت ریسک را تشکیل می دهد. بررسی کنید که چگونه می‌توانید کسب و کار، دارایی، کارکنان و … خود را بیمه کنید.
تدوین برنامه تداوم در کسب و کار
برنامه تداوم کسب و کار، سندی است که چگونگی ادامه روند کار در طی شرایط اضطراری یا بحران را تعیین می‌کند. این بعنوان طرحی برای احیاء(بازگرداندن) فعالیت‌های حیاتی تجارت، در صورت بروز اختلال و در زمان مناسب است.
برنامه تداوم در کسب و کار، چگونه نوشته می‌شود؟
برنامه‌ریزی برای تداوم کسب و کار، اغلب براساس دو مقوله به هم مرتبط اما متفاوت انجام می‌شود:
- ارزیابی ریسک – که نشان می‌دهد با چه نوع حوادثی ممکن است روبرو شوید.
- تحلیل تاثیر بر کسب و کار(BIA)-که زمان بهبودی مجدد برای فعالیت‌های کلیدی را مشخص می‌کند.
تحلیل تاثیر بر کسب و کار، مجموعه‌ای از اولویت‌ها و مهلت‌ها برای انجام عملیات در این برنامه را تعیین می‌کند. از طرف دیگر ارزیابی ریسک، سناریوهای احتمالی، تاثیر آسیب و احتمال(راستی آزمایی) آن‌ها را مشخص می‌کند.
خروجی این دو مقوله، اطلاعات موثقی به شما می‌دهد که می‌توانید برنامه تداوم خود را براساس آن‌ها، تدوین کنید.
برنامه تداوم کسب و کار باید شامل چه مواردی باشد؟
اهداف شما باید موارد زیر را پوشش دهد:
واکنش(پاسخ) اضطراری :
قبل از مهار و کنترل اختلال، بر روی رفاه افراد تمرکز کنید. نمودار گردش کار یا چک لیست واکنش به رخداد، راهنما و دستوالعمل‌های تخلیه(خروج از محل)، لیست جابجایی محل کار و … را تهیه کنید. زمانی‌که مطمئن شدید جان کارکنان در معرض خطر نیست، می‌توانید بر روی مهار آسیب کسب و کار، متمرکز شوید.
مدیریت بحران :
نحوه جریان اطلاع رسانی به ذینفعان، کارکنان، رسانه‌‌ها و غیره را مشخص کنید. پروتکل‌های ارتباطی را بپذیرید و درباره چگونگی مدیریت صدمات ایجاد شده و برآورد منابع لازم برای پشتیبانی و بهبود مجدد(ترمیم)، تصمیم بگیرید. فردی را بعنوان سخنگوی شرکت برای رسیدگی به سوالات انتصاب کرده و سعی کنید در هر بیانیه‌ای که صادر می‌کنید، مثبت باشید.
درصورت امکان، قبل از رسانه‌ای شدن موضوع، کارمندان، مشتریان و تامین کنندگان خود را از این حادثه مطلع کنید.
بهبود مجدد(ترمیم) کسب و کار :
برنامه‌های عملیاتی کاملی(با جزئیات) را برای عملکردها و دارایی‌های حساس تعیین کنید(همانطور که در BIA تشخیص داده شده است). منابع و پرسنل مورد نیاز برای ترمیم و احیای عملیات حساس را شناسایی کنید. استراتژی‌ها و اقداماتی را انجام دهید که سناریوهای مختلف خسارت درآن، برای شما واضح شده است.
متولی و مسئولیت‌های انجام اقدامات بازیابی حوادث از جمله بازیابی سیستم ها، بازیابی تأمین کننده، بازیابی منابع، تجهیزات و غیره را مشخص کنید. ساعات اولیه بعد از وقوع حادثه در به حداقل رساندن خسارت بسیار مهم است و برنامه شما باید به گونه ای طراحی شود تا اقدامات فوری، انجام پذیرد.
در نظر بگیرید که به کارکنان آموزش ویژه ای بدهید تا بتوانند در مواقع اضطراری وظایف خود را انجام دهند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان از آنچه باید در این گونه مواقع انجام دهند، آگاه هستند.
تماس‌های کلیدی :
لیستی از افراد و سازمان‌های داخلی و خارجی که ممکن است برای پشتیبانی شما مورد نیاز باشد را تهیه و نقش‌های آن‌ها را برای مواقع اضطراری، مشخص کنید(به عنوان مثال: جزئیات مربوط به کارکنان کلیدی، تأمین کنندگان مهم، پاسخگویان اضطراری مانند پلیس و آتش‌نشانی، ارائه دهندگان خدمات، بیمه گر و …).
همچنین برای کمک به انجام خدمات اضطراری، نقشه ایمنی(محل استقرار تجهیزات ایمنی، مسیر خروج در مواقع ضروری و …) را در محل کار خود مشخص کرده و نحوه کاربرد تجهیزات را درج کنید.
به خاطر داشته باشید که شرایط مختلف حوادث به واکنش های متفاوتی نیاز دارد. برنامه خود را به اندازه کافی و همه جانبه تدوین کنید تا جوابگوی سناریوهای مختلف در مواجهه با وقوع حوادث(از جزئی‌ترین تا بدترین شرایط ممکن)، باشد.
برنامه تداوم کسب و کار، را تحت آزمون قراردهید
برنامه‌های تداوم کسب و کار باید یک سند دارای کارایی لازم باشد. بنابراین پس از نوشتن، باید آن را تحت آزمایش قرارداده و به روز رسانی کنید تا ببینید که در مواقع اضطراری چقدر خوب عمل می‌کنید.
توصیه می شود برنامه را در برابر سناریوهای محتمل و چالش برانگیز شبیه سازی و تست کنید. سپس یافته ها را براساس چک لیست‌هایی مستند کرده و مشکلات شناسایی شده در برنامه را اصلاح کنید.
این مطلب توسط نوید سیفی(MBA&DBA Graduate)، ترجمه (ویرایش و بازنویسی) شده است.
منبع: کانال رسمی آنلاین برای مشاوره کسب و کار در ایرلند شمالی
نحوه انتشار مطلب: ذکر نام نوید سیفی و آدرس سایت www.upseifi.ir .
